- In tài liệu khổ lớn đến A3
- Hỗ trợ công việc in ấn hằng ngày
- Quét màu và hỗ trợ số hóa tài liệu
- Các công cụ hỗ trợ xử lý bản quét
- Tùy chọn khay giấy theo nhu cầu sử dụng
- Chọn cấu hình phù hợp, tránh đầu tư dư thừa
- Màn hình điều khiển và kết nối
- Tùy chọn hoàn thiện tài liệu
- Apeos 2560 phù hợp với văn phòng nào?
- Những điểm nên xác nhận trước khi đặt mua
Khi nhắc đến máy photocopy, nhiều người thường nghĩ đến chức năng sao chụp tài liệu. Tuy nhiên, với một thiết bị đa chức năng như FUJIFILM Apeos 2560, photocopy chỉ là một phần trong những công việc máy có thể hỗ trợ. Thiết bị còn tích hợp in, quét màu và các tính năng giúp văn phòng xử lý tài liệu thuận tiện hơn.
Apeos 2560 là máy đa chức năng đen trắng hỗ trợ giấy đến khổ A3. Máy có tốc độ sao chụp tối đa 25 trang/phút với giấy A4 LEF, đồng thời cung cấp nhiều lựa chọn về khay giấy và bộ nạp bản gốc. Vậy ngoài photocopy, thiết bị này có những tính năng nào đáng chú ý và phù hợp với nhu cầu văn phòng ra sao?
In tài liệu khổ lớn đến A3
Apeos 2560 có thể đảm nhiệm nhu cầu in tài liệu văn phòng trên nhiều khổ giấy, tối đa đến A3. Điều này hữu ích khi cần in bảng biểu, biểu mẫu, sơ đồ, bản trình bày hoặc tài liệu có bố cục không phù hợp với khổ A4 thông thường.
Máy hỗ trợ độ phân giải in lên đến 1.200 x 1.200 dpi, giúp chữ và đường nét trong tài liệu hiển thị rõ ràng. Đây là máy in đen trắng, phù hợp với các công việc như in hợp đồng, báo cáo, hồ sơ và tài liệu nội bộ. Doanh nghiệp thường xuyên cần in màu nên cân nhắc thêm một thiết bị in màu hoặc lựa chọn sản phẩm khác phù hợp. 
Hỗ trợ công việc in ấn hằng ngày
Thay vì phải gửi tài liệu sang một máy in riêng, nhân viên có thể sử dụng Apeos 2560 cho cả tác vụ in và sao chụp. Việc tập trung hai nhu cầu trên một thiết bị giúp quy trình làm việc đơn giản hơn, nhất là tại văn phòng có nhiều nhân viên dùng chung máy.
Tốc độ sao chụp liên tục tối đa được công bố là 25 trang/phút với giấy A4 đặt theo chiều cạnh dài, còn gọi là A4 LEF. Tốc độ xử lý thực tế có thể thay đổi tùy khổ giấy, nội dung tài liệu, cấu hình máy và cài đặt được sử dụng. 
Quét màu và hỗ trợ số hóa tài liệu
Một tính năng đáng chú ý khác của Apeos 2560 là quét màu. Máy có thể quét tài liệu đến khổ A3, phù hợp khi cần lưu trữ bản điện tử của biểu mẫu, bản vẽ, tài liệu có dấu màu hoặc hồ sơ nhiều trang. Sau khi quét, dữ liệu có thể được gửi đến email, thư mục hoặc các điểm đích mạng như SMB, FTP và SFTP, tùy cấu hình và cách thiết lập của văn phòng.
Số hóa tài liệu giúp giảm nhu cầu lưu giữ bản giấy và hỗ trợ việc tra cứu, chia sẻ hồ sơ. Chẳng hạn, nhân viên có thể quét một tài liệu giấy rồi gửi đến thư mục dùng chung để đồng nghiệp truy cập, thay vì phải photocopy nhiều bản hoặc chuyển hồ sơ trực tiếp.
Các công cụ hỗ trợ xử lý bản quét
Một số tính năng xử lý ảnh có thể giúp bản quét dễ sử dụng hơn, chẳng hạn như tự động xoay trang, chỉnh lệch hoặc bỏ qua trang trắng. Những tiện ích này đặc biệt hữu ích khi xử lý tập hồ sơ có nhiều trang hoặc bản gốc được đặt không hoàn toàn ngay ngắn.
Lựa chọn bộ nạp bản gốc theo khối lượng công việc
Tốc độ quét phụ thuộc vào bộ nạp bản gốc đi kèm. Theo thông số sản phẩm, tốc độ có thể lên đến 55 trang/phút với bộ nạp thông thường và tối đa 80 trang/phút với bộ nạp có khả năng quét hai mặt một lượt, trong điều kiện đo của nhà sản xuất. Nếu văn phòng thường xuyên quét hồ sơ hai mặt hoặc số lượng lớn, nên xác nhận loại bộ nạp được trang bị trong cấu hình báo giá.
Một số tính năng nâng cao, chẳng hạn OCR hoặc chuyển bản quét thành tệp có thể chỉnh sửa, có thể cần phần mềm, tùy chọn hoặc giải pháp bổ sung. Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu sử dụng cụ thể thay vì mặc định rằng mọi chức năng đều có sẵn trên cấu hình tiêu chuẩn.
Tùy chọn khay giấy theo nhu cầu sử dụng
Apeos 2560 có thể được cấu hình với 2 khay hoặc 4 khay. Cấu hình 2 khay phù hợp với văn phòng có nhu cầu in vừa phải hoặc muốn hạn chế chiều cao tổng thể của thiết bị. Với giấy 80 gsm, sức chứa tối đa được công bố là 1.096 tờ, tính cả khay tay.
Cấu hình 4 khay có sức chứa tối đa 2.096 tờ với giấy 80 gsm, bao gồm khay tay. Dung lượng lớn hơn có thể giúp giảm số lần bổ sung giấy, đặc biệt khi máy được nhiều nhân viên hoặc phòng ban sử dụng chung.
Chọn cấu hình phù hợp, tránh đầu tư dư thừa
Việc chọn 2 hay 4 khay nên dựa trên lượng in, số loại giấy thường dùng và tần suất có người bổ sung giấy. Nếu văn phòng chủ yếu sử dụng một vài loại giấy với khối lượng không lớn, cấu hình 2 khay có thể đáp ứng nhu cầu. Nếu nhiều bộ phận dùng chung máy hoặc cần nạp sẵn nhiều loại giấy, cấu hình 4 khay có thể thuận tiện hơn.
Màn hình điều khiển và kết nối
Bảng điều khiển màu cảm ứng nghiêng 7 inch cho phép người dùng chọn các chức năng trực tiếp trên máy. Màn hình chính có thể tùy chỉnh để đưa những tác vụ thường dùng như sao chụp, in hoặc quét lên vị trí dễ truy cập. Cách bố trí này giúp giảm thao tác tìm kiếm, nhất là với văn phòng có nhiều người dùng chung thiết bị.
Kết nối Ethernet và USB 3.0 được trang bị tiêu chuẩn; kết nối LAN không dây là tùy chọn. Tùy cấu hình và môi trường mạng, người dùng có thể sử dụng các giải pháp in từ thiết bị di động tương thích. Doanh nghiệp nên xác nhận các tính năng kết nối nào đã bao gồm trong báo giá, tính năng nào cần mua thêm hoặc thiết lập riêng.
Tùy chọn hoàn thiện tài liệu
Ngoài in, sao chụp và quét, máy có thể kết hợp với một số tùy chọn hoàn thiện tài liệu như dập ghim, đục lỗ hoặc gấp, tùy loại bộ hoàn thiện được lắp đặt. Các tính năng này có thể hữu ích khi văn phòng thường xuyên chuẩn bị tài liệu họp, báo cáo hoặc hồ sơ cần sắp xếp theo bộ.
Không phải mọi tùy chọn đều có sẵn trên mọi cấu hình. Trước khi mua, hãy hỏi đơn vị cung cấp về khả năng tương thích, phụ kiện cần thiết và kích thước tổng thể của máy sau khi lắp bộ hoàn thiện.
Apeos 2560 phù hợp với văn phòng nào?
FUJIFILM Apeos 2560 có thể phù hợp với doanh nghiệp cần một thiết bị đen trắng khổ A3 để nhiều người dùng chung. Máy đáng cân nhắc khi công việc thường xuyên bao gồm in hoặc sao chụp tài liệu khổ lớn, đồng thời có nhu cầu quét màu để lưu trữ và chia sẻ hồ sơ.
Thiết bị cũng phù hợp với văn phòng muốn tập trung các tác vụ xử lý giấy tờ trên một máy thay vì bố trí riêng máy in, máy photocopy và máy quét. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đánh giá sản lượng dự kiến, không gian lắp đặt và các tùy chọn cần thiết để chọn đúng cấu hình.
Những điểm nên xác nhận trước khi đặt mua
- Khối lượng in và sao chụp trung bình mỗi tháng.
- Tần suất sử dụng giấy A3 và các loại giấy khác.
- Nhu cầu quét một mặt, hai mặt và số lượng trang cần xử lý.
- Cấu hình bộ nạp bản gốc được cung cấp.
- Số lượng khay giấy cần thiết và các tùy chọn hoàn thiện.
- Nhu cầu fax, Wi-Fi, in di động hoặc các giải pháp bảo mật bổ sung.
Apeos 2560 làm được nhiều hơn photocopy. Máy còn hỗ trợ in đen trắng đến khổ A3, quét màu, gửi tài liệu đến các điểm đích mạng và tùy chọn nhiều cấu hình khay giấy. Bảng điều khiển cảm ứng cùng các lựa chọn bộ nạp bản gốc và hoàn thiện tài liệu giúp doanh nghiệp cân nhắc thiết bị theo quy trình làm việc thực tế.
Để chọn đúng máy, doanh nghiệp nên xác định rõ nhu cầu in, sao chụp và số hóa tài liệu; đồng thời kiểm tra cấu hình cùng các tùy chọn đi kèm. Một cấu hình phù hợp sẽ giúp khai thác hiệu quả các tính năng của Apeos 2560 mà không phải đầu tư vào những tiện ích văn phòng không cần dùng.
