Khi chọn máy photocopy cho văn phòng, tốc độ thường là một trong những thông số được quan tâm đầu tiên. Một thiết bị có tốc độ 25 trang/phút nghe có vẻ nhanh, nhưng liệu con số đó có đủ đáp ứng khối lượng công việc thực tế? Câu trả lời còn phụ thuộc vào số người dùng, lượng tài liệu cần xử lý mỗi ngày và loại tác vụ thường xuyên phát sinh.
FUJIFILM Apeos 2560 là máy đa chức năng đen trắng khổ A3, tích hợp sao chụp, in và quét màu. Tốc độ sao chụp liên tục tối đa được công bố là 25 trang/phút với giấy A4 đặt theo chiều cạnh dài (A4 LEF). Hãy cùng tìm hiểu con số này có ý nghĩa gì và những yếu tố nào cần xem xét trước khi chọn máy cho văn phòng.
25 Trang/phút có nghĩa là gì?
Thông số 25 trang/phút thể hiện tốc độ sao chụp liên tục tối đa trong điều kiện đo xác định, với giấy A4 LEF. Nói đơn giản, đây là mức tốc độ mà máy có thể đạt được khi xử lý liên tục một tác vụ phù hợp với điều kiện thử nghiệm. Tốc độ thực tế có thể thay đổi tùy khổ giấy, nội dung bản gốc, cài đặt và cấu hình thiết bị.
Vì vậy, không nên chỉ dựa vào con số trang/phút để dự đoán chính xác thời gian hoàn thành mọi công việc. Tài liệu nhiều hình ảnh, giấy khổ lớn, thao tác phóng to thu nhỏ, sao chụp hai mặt hoặc các thiết lập khác có thể khiến thời gian xử lý khác với tốc độ tối đa được công bố.
Tốc độ danh định và tốc độ sử dụng thực tế
Trong một tác vụ văn phòng, tổng thời gian không chỉ bao gồm lúc máy chạy liên tục. Người dùng còn cần chọn chức năng, nạp bản gốc, thiết lập số lượng bản sao và chờ trang đầu tiên được xử lý. Với một vài bản in hoặc bản sao ngắn, các thao tác này có thể chiếm phần đáng kể trong tổng thời gian. Với một tập tài liệu dài, tốc độ xử lý liên tục lại trở nên đáng quan tâm hơn.
Do đó, hãy xem 25 trang/phút như một chỉ số để so sánh và tham khảo, không phải cam kết rằng mọi công việc đều hoàn thành đúng theo thời gian tính từ con số này. Nếu cần đánh giá sát thực tế, có thể yêu cầu nhà cung cấp trình diễn máy với loại tài liệu và quy trình tương tự công việc tại văn phòng.
Những văn phòng nào có thể phù hợp với tốc độ này?
Apeos 2560 có thể phù hợp với văn phòng cần một thiết bị đa chức năng khổ A3 cho công việc in ấn, sao chụp và quét thường ngày. Máy đáng cân nhắc khi nhu cầu xử lý tài liệu ở mức ổn định, nhiều nhân viên cần dùng chung và phần lớn tài liệu được sao chụp ở khổ A4.
Các nhóm công việc có thể hưởng lợi từ thiết bị A3 gồm xử lý hợp đồng, báo cáo, biểu mẫu, bảng biểu, tài liệu đào tạo và hồ sơ nội bộ. Khi thỉnh thoảng cần tài liệu khổ lớn hơn A4, khả năng hỗ trợ đến A3 giúp văn phòng không phải chuyển sang một thiết bị khác chỉ để xử lý loại giấy này.
Khi tốc độ 25 trang/phút có thể đáp ứng nhu cầu
- Văn phòng có lượng in và sao chụp vừa phải, phân bổ trong ngày.
- Máy được dùng chung nhưng không thường xuyên có nhiều tác vụ lớn chờ cùng lúc.
- Nhu cầu chủ yếu là tài liệu đen trắng như báo cáo, hợp đồng và biểu mẫu.
- Doanh nghiệp cần thêm chức năng quét màu và xử lý tài liệu A3 trên cùng thiết bị.
- Trong những trường hợp này, tốc độ tối đa 25 trang/phút có thể là một mức tham khảo phù hợp. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên đối chiếu với sản lượng thực tế, thay vì lựa chọn chỉ vì một thông số kỹ thuật.
Khi nên cân nhắc thiết bị có tốc độ cao hơn
Nếu nhiều phòng ban thường xuyên gửi lệnh in cùng lúc, máy phải xử lý các tập tài liệu lớn liên tiếp hoặc việc chờ đợi ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, 25 trang/phút có thể chưa phải lựa chọn tối ưu. Văn phòng có khối lượng in cao nên so sánh thêm các model khác, đồng thời xem xét dung lượng khay giấy, khả năng xử lý tài liệu hai mặt và công suất khuyến nghị theo tháng.
Việc chọn máy có tốc độ cao hơn không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với hiệu quả tổng thể tốt hơn. Nếu sản lượng thực tế thấp, thiết bị có cấu hình lớn hơn nhu cầu có thể làm tăng chi phí đầu tư mà không mang lại lợi ích tương xứng. Mục tiêu là chọn tốc độ phù hợp với khối lượng công việc và thời gian chờ mà doanh nghiệp có thể chấp nhận.
Ngoài tốc độ, Apeos 2560 còn làm được gì?
Apeos 2560 không chỉ dùng để sao chụp. Máy tích hợp chức năng in đen trắng và quét màu, giúp xử lý nhiều công việc văn phòng trên một thiết bị. Máy hỗ trợ giấy tối đa khổ A3, trong khi độ phân giải in được công bố lên đến 1.200 x 1.200 dpi. Đây là những đặc điểm hữu ích khi văn phòng cần in văn bản rõ nét hoặc xử lý tài liệu có bố cục lớn.
Quét màu và gửi tài liệu đến điểm đích
Chức năng quét màu hỗ trợ đưa bản giấy thành tệp số để lưu trữ hoặc chia sẻ thuận tiện hơn.
