Cách kiểm soát chi phí in ấn trong doanh nghiệp hiệu quả

Chi phí in ấn là một khoản chi thường xuyên trong nhiều doanh nghiệp nhưng đôi khi lại không được theo dõi một cách cụ thể. Mỗi ngày, nhân viên có thể in hợp đồng, báo cáo, tài liệu nội bộ, hóa đơn, biểu mẫu hoặc tài liệu phục vụ khách hàng. Nếu số lượng bản in lớn và không có quy trình kiểm soát, tổng chi phí có thể tăng lên đáng kể.

Kiểm soát chi phí in ấn trong doanh nghiệp không có nghĩa là hạn chế hoàn toàn việc in tài liệu. Mục tiêu quan trọng hơn là xác định nhu cầu thực tế, hạn chế những bản in không cần thiết, lựa chọn thiết bị phù hợp và quản lý hiệu quả mực, giấy, vật tư cũng như thời gian vận hành.

Chi phí in ấn trong doanh nghiệp gồm những gì?

Khi tính toán chi phí in, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến giá mua máy photocopy hoặc máy in.

Chi phí thiết bị

Đây là khoản đầu tư ban đầu để mua hoặc thuê máy photocopy, máy in, máy scan hoặc thiết bị đa chức năng.

Tùy quy mô văn phòng, doanh nghiệp có thể lựa chọn thiết bị cá nhân, máy in dùng chung hoặc máy photocopy đa chức năng.

Chi phí giấy

Giấy là một trong những vật tư tiêu hao thường xuyên nhất. Nếu doanh nghiệp có lượng in lớn, chi phí giấy hàng tháng cần được theo dõi riêng để đánh giá tổng chi phí.

Chi phí mực in

Mực là yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành. Mỗi model máy có loại mực và mức tiêu hao khác nhau.

Chi phí bảo trì và vật tư

Ngoài giấy và mực, thiết bị còn có thể cần thay thế các linh kiện hoặc vật tư hao mòn theo thời gian.

Do đó, khi lựa chọn máy photocopy, doanh nghiệp nên quan tâm đến tổng chi phí sở hữu và vận hành thay vì chỉ nhìn vào giá mua ban đầu.

Vì sao doanh nghiệp khó kiểm soát chi phí in?

Một nguyên nhân phổ biến là doanh nghiệp không có số liệu cụ thể về lượng tài liệu được in.

Nếu mỗi phòng ban tự sử dụng máy in mà không có hệ thống theo dõi, rất khó xác định:

• Phòng ban nào in nhiều.

• Nhân viên nào thường xuyên in.

• Tài liệu nào cần in màu.

• Số lượng bản in không cần thiết.

• Chi phí giấy và mực thực tế.

• Thiết bị nào đang có chi phí vận hành cao.

Việc thiếu dữ liệu khiến doanh nghiệp khó đưa ra phương án điều chỉnh phù hợp.

Các cách kiểm soát chi phí in ấn hiệu quả

Xây dựng quy định sử dụng máy in

Doanh nghiệp nên xây dựng một số nguyên tắc cơ bản về sử dụng thiết bị.

Ví dụ, tài liệu nội bộ có thể ưu tiên bản điện tử; tài liệu cần lưu trữ mới in khi cần thiết; hạn chế in thử nhiều lần và cân nhắc in hai mặt đối với tài liệu phù hợp.

Quy định không nên quá phức tạp nhưng cần được phổ biến cho toàn bộ nhân viên.

Khuyến khích in hai mặt

In hai mặt là một trong những cách đơn giản để giảm lượng giấy sử dụng.

Đối với báo cáo, tài liệu đào tạo, tài liệu nội bộ hoặc các loại văn bản không yêu cầu một mặt, doanh nghiệp có thể thiết lập chế độ in hai mặt mặc định nếu thiết bị hỗ trợ.

Điều này vừa giảm lượng giấy sử dụng vừa giúp tài liệu gọn hơn.

Hạn chế in màu khi không cần thiết

In màu thường phục vụ những trường hợp có yêu cầu về hình ảnh hoặc nhận diện. Với các văn bản nội bộ đơn giản, in đen trắng có thể đáp ứng nhu cầu.

Doanh nghiệp có thể thiết lập quy định rõ ràng về những loại tài liệu được phép in màu để tránh phát sinh chi phí không cần thiết.

Sử dụng máy photocopy đa chức năng

Thay vì bố trí quá nhiều thiết bị nhỏ lẻ, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng máy photocopy đa chức năng cho một nhóm nhân viên hoặc một khu vực.

Một thiết bị có thể tích hợp nhiều chức năng như photocopy, in và scan. Điều này giúp giảm số lượng thiết bị cần quản lý và có thể thuận tiện hơn trong việc theo dõi hoạt động in ấn.

Tuy nhiên, mô hình phù hợp còn phụ thuộc vào diện tích văn phòng, số lượng nhân viên và khối lượng công việc.

Chọn máy theo nhu cầu thực tế

Không nên chọn máy chỉ dựa trên tốc độ in cao hoặc nhiều tính năng.

Nếu văn phòng chỉ có nhu cầu in ở mức vừa phải, một thiết bị công suất quá lớn có thể không cần thiết. Ngược lại, nếu lượng tài liệu lớn nhưng sử dụng thiết bị công suất thấp, máy có thể phải hoạt động liên tục và ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành.

Vì vậy, doanh nghiệp nên ước tính khối lượng in trung bình trước khi lựa chọn.

Theo dõi số lượng bản in

Quản lý theo phòng ban

Doanh nghiệp có thể theo dõi số lượng bản in của từng phòng ban để xác định nơi phát sinh nhu cầu cao.

Dữ liệu này có thể được sử dụng để điều chỉnh hạn mức, bố trí thiết bị hoặc thay đổi quy trình xử lý tài liệu.

Quản lý theo người dùng

Với doanh nghiệp có yêu cầu kiểm soát chặt chẽ, hệ thống quản lý in có thể hỗ trợ xác định người dùng hoặc nhóm người dùng thực hiện lệnh in.

Từ đó, bộ phận quản trị có thể thống kê lượng in theo từng khoảng thời gian.

Số hóa tài liệu để giảm nhu cầu in

Một trong những phương án lâu dài để giảm chi phí in là số hóa tài liệu.

Không phải tài liệu nào cũng cần tồn tại dưới dạng giấy. Các báo cáo nội bộ, tài liệu trao đổi hoặc hồ sơ thường xuyên chia sẻ có thể được lưu trữ điện tử nếu đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Kết hợp scan và lưu trữ điện tử

Máy photocopy đa chức năng có khả năng scan có thể hỗ trợ chuyển tài liệu giấy thành file điện tử.

Sau khi số hóa, tài liệu có thể được lưu trữ và chia sẻ thông qua hệ thống phù hợp. Điều này giúp giảm nhu cầu tạo thêm nhiều bản sao giấy.

Kiểm soát vật tư tiêu hao

Quản lý giấy

Doanh nghiệp nên theo dõi lượng giấy nhập vào và sử dụng. Có thể phân biệt giấy dùng cho in thông thường, giấy chuyên dụng hoặc giấy có yêu cầu chất lượng cao.

Việc bảo quản giấy đúng cách cũng giúp hạn chế tình trạng giấy ẩm, cong hoặc kẹt máy.

Theo dõi mực

Mực cần được quản lý theo từng thiết bị và nhu cầu sử dụng. Doanh nghiệp nên lựa chọn vật tư phù hợp với model máy và tuân thủ khuyến nghị của nhà sản xuất.

Không nên chỉ chọn loại mực dựa trên giá thấp nếu điều đó ảnh hưởng đến chất lượng bản in hoặc thiết bị.

Bảo trì máy photocopy định kỳ

Thiết bị hoạt động không ổn định có thể gây ra nhiều chi phí phát sinh. Máy thường xuyên kẹt giấy, bản in lỗi hoặc phải in lại sẽ làm tăng mức tiêu thụ giấy và mực.

Bảo trì định kỳ giúp phát hiện sớm các vấn đề và duy trì thiết bị trong trạng thái hoạt động phù hợp.

Không nên chỉ nhìn vào giá mua máy

Một chiếc máy có giá ban đầu thấp nhưng chi phí mực, vật tư và bảo trì cao chưa chắc là lựa chọn phù hợp về lâu dài.

Doanh nghiệp nên xem xét TCO – tổng chi phí sở hữu khi so sánh các phương án đầu tư.

Thuê máy photocopy có giúp kiểm soát chi phí?

Thuê máy photocopy có thể là một phương án được cân nhắc đối với doanh nghiệp muốn hạn chế khoản đầu tư ban đầu hoặc cần dịch vụ kỹ thuật đi kèm.

Tùy hợp đồng, chi phí có thể bao gồm thiết bị, bảo trì, vật tư hoặc được tính theo số lượng bản in. Vì vậy, doanh nghiệp cần đọc kỹ điều khoản về định mức, phí vượt mức và các khoản phát sinh.

Khi nào nên cân nhắc thuê máy?

Hình thức thuê có thể phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng thường xuyên nhưng muốn phân bổ chi phí theo thời gian hoặc không muốn tự quản lý toàn bộ công việc bảo trì thiết bị.

Ngược lại, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng thấp hoặc đã có hệ thống thiết bị ổn định có thể cân nhắc phương án khác.

Xây dựng văn phòng tiết kiệm chi phí in

Kiểm soát chi phí in không nên chỉ giao cho bộ phận IT hoặc hành chính. Đây là vấn đề liên quan đến thói quen sử dụng của toàn bộ nhân viên.

Doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều giải pháp:

1. Xác định khối lượng in thực tế.

2. Thiết lập quy định sử dụng.

3. Ưu tiên tài liệu điện tử.

4. Thiết lập in hai mặt.

5. Hạn chế in màu không cần thiết.

6. Theo dõi lượng in theo phòng ban.

7. Quản lý giấy và mực.

8. Bảo trì thiết bị định kỳ.

9. Lựa chọn máy theo nhu cầu.

10. Đánh giá chi phí vận hành theo thời gian.

Cách kiểm soát chi phí in ấn trong doanh nghiệp hiệu quả nhất không nằm ở việc cắt giảm máy in hay hạn chế nhân viên sử dụng thiết bị một cách máy móc. Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình cân bằng giữa nhu cầu công việc, chi phí và hiệu quả sử dụng.

Việc kết hợp máy photocopy đa chức năng, quản lý số lượng bản in, kiểm soát vật tư, in hai mặt và số hóa tài liệu có thể giúp doanh nghiệp giảm những khoản in ấn không cần thiết.

Trong xu hướng văn phòng hiện đại, mục tiêu không phải là loại bỏ hoàn toàn việc in giấy mà là in đúng tài liệu, đúng số lượng và đúng nhu cầu, đồng thời chuyển những quy trình phù hợp sang môi trường số.